Carta dei dati personali

Raccogliamo e utilizziamo i tuoi dati personali per gli scopi e i periodi descritti di seguito, a seconda del tuo utilizzo del sito e delle tue interazioni con Aroma-Zone:

I tuoi acquisti nei punti vendita

• Dati raccolti per ricevere uno scontrino digitale: indirizzo email o numero di telefono

• Finalità e base giuridica: invio di uno scontrino digitale. Questo trattamento si basa sui legittimi interessi di Aroma-Zone nell'ambito della sua gestione commerciale e del rispetto della legge sulla lotta agli sprechi e l'economia circolare.

• Periodo di conservazione: fino all'invio dello scontrino digitale.

I tuoi acquisti sul sito aroma-zone.com

• Dati raccolti per gli acquisti online: contenuto del carrello, cognome, nome, indirizzo di consegna e indirizzo di fatturazione, modalità di consegna, modalità di pagamento, numero di carta di debito, ecc.

• Finalità e base giuridica: queste informazioni vengono utilizzate per gestire il carrello, scegliere il metodo di consegna, saldare l'ordine, preparare i pacchi, spedirli, informarti della spedizione o della disponibilità presso i punti Click & Collect, sulla base contrattuale della tua accettazione delle CGV di Aroma-Zone (esecuzione del contratto). Dobbiamo inoltre conservare gli ordini e le relative fatture a scopo di difesa in caso di controversie (questo trattamento si basa sui legittimi interessi di Aroma-Zone ai fini della difesa dei suoi interessi in tribunale) e per adempiere ai nostri obblighi legali di contabilità e fiscali.

• Periodo di conservazione: i dati relativi agli ordini vengono conservati sul tuo account per 5 (cinque) anni dalla consegna dell'ordine o fino alla cancellazione dell'account e archiviati per 10 (dieci) anni su un server separato per soddisfare i nostri obblighi legali. I dati relativi ai carrelli della spesa vengono conservati per 3 (tre) mesi, mentre i dati inviati ai nostri fornitori di servizi per la consegna vengono conservati per 12 (dodici) mesi.

Raccolta delle tue recensioni

• Dati raccolti relativi alle recensioni: dati di contatto, prodotto ordinato, data di acquisto, richiesta della recensione e recensione fornita.

• Finalità e base giuridica: queste informazioni vengono utilizzate per raccogliere le tue recensioni sui prodotti acquistati o sulla tua esperienza di acquisto, sulla base del tuo consenso.

• Periodo di conservazione: durata della pubblicazione della recensione o fino alla revoca del consenso.

Il tuo account Aroma-Zone e la sua gestione

• Dati raccolti per la registrazione dell'account: nome, cognome, indirizzo e-mail, password, sesso, user name, data di nascita.

• Dati raccolti per la gestione dell'account: cognome, nome, indirizzo email, cronologia degli acquisti, indirizzo di fatturazione e consegna, numero di telefono, numero di carta fedeltà, prodotti preferiti, ricettario.

• Finalità e base giuridica: queste informazioni ci permettono di gestire il tuo account Cliente (compresa la creazione dell'account, la gestione della password, la cronologia degli ordini, gli indirizzi registrati, i vantaggi…) sulla base del contratto che prevede la tua richiesta di creazione dell'account. I dati facoltativi sono raccolti sulla base del tuo consenso.

• Periodo di conservazione :

  Conservazione per tutta la durata dell'attività dell'account e fino alla sua cancellazione o dopo un periodo di inattività di 2 anni (o per i dati facoltativi fino alla revoca del consenso).

Le nostre newsletter

• I tuoi dati: il tuo consenso a ricevere comunicazioni commerciali via e-mail, posta e/o SMS.

• Finalità e base giuridica: informarti di nuovi prodotti, promozioni, selezioni tematiche, nuovi servizi o punti vendita in base alle tue abitudini di acquisto, e solo dopo aver ottenuto il tuo consenso a ricevere queste newsletter. In qualità di cliente Aroma-Zone, potremmo anche inviarti suggerimenti per l'acquisto dei nostri prodotti o servizi simili a quelli che hai già acquistato sulla base dei nostri legittimi interessi nell'ambito della nostra attività di promozione commerciale.

• Periodo di conservazione: conservazione per 3 anni dall'ultimo contatto da parte tua, a meno che tu non ti opponga.

Le nostre offerte di lancio e scoperte di prodotti

• Dati raccolti per la partecipazione all'offerta di lancio e per l'invio dei prodotti donati: tipo di pelle, preferenza del prodotto, fascia d'età, indirizzo e-mail, cognome, nome, indirizzo di consegna, ecc.

• Dati raccolti per ottenere un feedback sui prodotti offerti: recensioni, questionario di soddisfazione, ecc.

• Finalità e base giuridica: queste informazioni ci permettono di selezionare i candidati che desiderano partecipare alle nostre offerte di lancio, quindi di inviarti i prodotti e di raccogliere le tue recensioni sui nostri nuovi prodotti, sulla base del tuo consenso. Le tue recensioni potranno essere utilizzate anche per scopi di marketing e promozioni, in forma anonima.

• Periodo di conservazione: conservazione per la durata della fase di candidatura e, in caso di selezione, per il test dei prodotti, quindi archiviazione per 5 anni a fini probatori. Se ritiri il tuo consenso, i dati non saranno più utilizzati per nuovi test, ma potranno essere conservati in un archivio relativo ai test passati sulla base del nostro legittimo interesse (al fine di intraprendere azioni o difendere i nostri diritti legali).

Le tue prenotazioni ai laboratori

• I tuoi dati: nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, richieste aggiuntive, richiesta di promemoria via e-mail, età superiore ai 15 anni, gravidanza, mezzi di pagamento, indirizzo di fatturazione, numero di carta di credito, ecc.

• Finalità e base giuridica: queste informazioni ci consentono di gestire la tua prenotazione del laboratorio sulla base contrattuale della tua accettazione delle condizioni generali di vendita (esecuzione contrattuale).

• Periodo di conservazione: i dati relativi alle prenotazioni di workshop vengono conservati nel tuo account per 5 anni dal completamento del laboratorio o fino alla cancellazione del tuo account e archiviati per 10 anni su un server separato per adempiere ai nostri obblighi legali.

Le tue prenotazioni di appuntamenti Beauty con un esperto

• I tuoi dati: nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, coordinate bancarie, informazioni per la preparazione dell'appuntamento: età, tipo di pelle (secca, disidratata, normale, grassa, mista, sensibile e reattiva, tipo di capelli (lisci, ondulati, mossi, ricci, afro).

• Finalità del trattamento e base giuridica: queste informazioni ci consentono di gestire la tua prenotazione sulla base contrattuale della tua accettazione delle condizioni generali di vendita (esecuzione contrattuale).

• Periodo di conservazione: i dati raccolti per fissare gli appuntamenti sono conservati fino alla data dell'appuntamento e saranno archiviati su un supporto separato per un periodo di 5 anni a fini probatori.

Le tue richieste di consulenza, informazioni o reclami al nostro Servizio Clienti

• I tuoi dati: cognome, nome, indirizzo e-mail, indirizzo di fatturazione e consegna, numero di telefono, cronologia degli ordini, numero d'ordine, titolo della richiesta, contenuto del messaggio.

• Finalità e base giuridica: queste informazioni ci permettono di rispondere alle tue richieste in modo personalizzato e di offrirti un servizio di qualità sulla base contrattuale della tua richiesta (richiesta di reclamo a seguito di un acquisto) o dei nostri legittimi interessi nell'ambito della nostra attività commerciale e di ricerca di informazioni commerciali (richiesta di informazioni).

• Periodo di conservazione: I dati dei clienti relativi ai reclami vengono conservati per 5 (cinque) anni dalla data del reclamo. I dati dei potenziali clienti relativi alle richieste di informazioni vengono conservati per 3 (tre) anni dall'ultimo contatto.

Le tue risposte ai nostri questionari beauty o la personalizzazione delle basi neutre

• I tuoi dati: nome, fascia d'età, sesso, tipo di pelle (secca, disidratata, normale, grassa, mista, sensibile e reattiva), abitudini di make-up, frequenza di esposizione al sole, carnagione, persona fumatrice o meno, area del viso da trattare, problemi da trattare, preferenze del prodotto, preferenze del profumo, allergie, preferenze di ricette fai da te o pronte all'uso, indirizzo e-mail.

• Finalità e base giuridica: queste informazioni ci permettono di rispondere alle tue richieste in modo personalizzato (ad esempio, haircare routine, skincare routine), di arricchire il tuo profilo cliente al fine di personalizzare le nostre comunicazioni commerciali via e-mail e sul nostro sito web e di produrre statistiche, sulla base del tuo consenso.

• Periodo di conservazione :

  Conservazione per tutta la durata dell'attività dell'account e fino alla sua cancellazione o dopo un periodo di inattività di 2 (due) anni.

Le tue candidature

• I tuoi dati: nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, contenuto della lettera di presentazione, contenuto del CV, ecc.

• Finalità e basi giuridiche: queste informazioni ci consentono di ricercare profili pertinenti (candidature spontanee e risposte alle offerte di lavoro) e di gestire le procedure di reclutamento sulla base dei nostri legittimi interessi nel contesto delle nostre attività di reclutamento, nonché l'esecuzione di misure precontrattuali quando la persona candidata viene selezionata. Se la persona candidata acconsente, conserveremo i suoi dati nel nostro database dei CV per poterla ricontattare in caso di nuove opportunità.

• Periodo di conservazione: i dati della persona candidata vengono conservati per il tempo necessario a completare il processo di assunzione. Se la persona candidata viene selezionata, i suoi dati saranno inseriti nel suo fascicolo amministrativo e conservati per il periodo applicabile a tale fascicolo. Se la persona candidata non selezionata non acconsente alla conservazione dei suoi dati nel nostro database dei CV, cancelleremo i suoi dati dopo 3 (tre) mesi dalla decisione di diniego. Se la persona candidata non selezionata acconsente alla conservazione dei suoi dati nel nostro database dei CV, cancelleremo i suoi dati dopo 2 (due) anni dall'ultimo contatto.

Il conferimento dei dati è facoltativo se indicato tra parentesi o obbligatorio se indicato con un asterisco. In caso di mancato conferimento dei dati, Aroma-Zone non sarà in grado di realizzare le finalità indicate e tu non potrai beneficiare del servizio corrispondente.

Destinatari dei tuoi dati

I dati raccolti sono destinati ai servizi interni di Aroma-Zone. Tuttavia, possono essere trasmessi ed elaborati da terzi se il trasferimento di tali dati è necessario per raggiungere gli scopi menzionati nella presente Informativa e per adempiere agli obblighi legali di Aroma-Zone, e in particolare a qualsiasi terza parte autorizzata quando tale comunicazione è necessaria:

• per adempiere a un obbligo legale o a una richiesta del tribunale

• per portare avanti un'indagine o un procedimento nei confronti di Aroma-Zone

• per difendere i diritti di Aroma-Zone

• a organizzazioni che forniscono servizi ad Aroma-Zone come banche, revisori dei conti, avvocati, ecc.

• a tutti i subappaltatori di Aroma-Zone coinvolti in:

  • in materia di servizi IT (hosting, sicurezza…)

  • in materia di promozione commerciale e marketing (soluzione di emailing, social network per il targeting pubblicitario e il pubblico personalizzato, Google per misurare le prestazioni…)

  • in materia di gestione degli spostamenti

  • in materia di relazioni commerciali

  • in materia di accoglienza ed eventi

  • in materia di sicurezza

Come vengono trattati i tuoi dati sui social network?

Aroma Zone è presente sui social network (Instagram, Facebook, TikTok, Snapchat, ecc.) dove puoi interagire direttamente con noi.

Il tuo utilizzo di questi social network può comportare lo scambio di dati personali tra Aroma Zone e questi social network, sulla base del tuo consenso.

Le pratiche di privacy e sicurezza di questi social network non sono coperte dalla presente informativa sulla privacy.

Ti invitiamo pertanto a consultare l'informativa sulla privacy di questi social network per maggiori informazioni.

I tuoi dati vengono trattati al di fuori dell'UE?

I tuoi dati sono ospitati sui server europei di APTUM, una societpa per azioni semplificata unipersonale con capitale di € 3.000, iscritta al Registro del Commercio e delle Imprese di Nanterre con il numero 840 569 156 e la cui sede legale si trova presso 12 RUE SOLFERINO 92100 BOULOGNE-BILLANCOURT.

I tuoi dati potrebbero essere trattati al di fuori dell'Unione Europea, in particolare dalle nostre soluzioni di emailing Klaviyo e Cheetah Messaging, dai social network o da Google. In questi casi, Aroma-Zone adotta le misure necessarie con i suoi subappaltatori e/o partner per garantire un adeguato livello di protezione dei tuoi dati, nel pieno rispetto delle normative vigenti. Pertanto, nel caso in cui i subappaltatori e/o i partner interessati non siano situati in un paese la cui legislazione sia considerata in grado di offrire una protezione adeguata, Aroma-Zone si impegna a sottoscrivere con tali subappaltatori e/o partner le "clausole contrattuali standard" della Commissione Europea prima di qualsiasi trasferimento. Puoi ottenere una copia di queste "clausole contrattuali tipo" dalla Commissione Europea inviando una richiesta al Responsabile della protezione dei dati tramite il nostro modulo di contatto dedicato.

Come proteggiamo i tuoi dati personali?

Aroma-Zone protegge i tuoi dati personali adottando misure fisiche, organizzative e tecniche adeguate per prevenire l'accesso, l'alterazione, l'utilizzo, la divulgazione, la modifica o la distruzione non autorizzati, in conformità alla legislazione vigente.

Sebbene Aroma Zone si impegni al massimo per proteggere i tuoi dati personali, non possiamo garantire la sicurezza delle informazioni trasmesse al nostro sito quando queste viaggiano su Internet utilizzando un protocollo non sicuro.