Dans le cadre de ses activités, la société Hyteck Aroma-Zone, SA au capital de 60980 Euros, dont le siège social est situé au 25 rue de l’Ecole de Médecine, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 334 806 502 (ci-après dénommée « Aroma-Zone ») est amenée à traiter vos données personnelles.
Coordonnées d’Aroma-Zone
Pour toute interrogation relative à votre compte client, vos commandes, nos boutiques, pour vous conseiller dans l’utilisation de nos produits, veuillez-vous rendre dans la thématique « contacter le service clients » sur notre site internet.
Tel : 04 13 35 50 00
Délégué à la protection des données personnelles
PINT Avocats
La présente Charte des données personnelles (ci-après la « Charte ») vous informe sur la façon dont Aroma-Zone s’engage, en sa qualité de responsable de traitement, à assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel qu’elles traitent conformément à la législation en vigueur en France et notamment le RGPD (Règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016) et la LIL (Loi n°78-17 du 6 juillet 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés). La présente Charte est applicable aux clients des produits proposés sous la marque « Aroma-Zone » et aux visiteurs du site [www.aroma-zone.com]. Elle peut être amenée à évoluer. Vous êtes donc invités à la consulter régulièrement. Elle est également susceptible d’être complétée par des informations spécifiques portées à votre connaissance par email, s’agissant d’une offre ou d’un service particulier.
Comment Aroma-Zone utilise vos données ?
Vos achats en boutique
Données collectées pour la réception d’un ticket dématérialisé : adresse email ou numéro de téléphone
Finalités et bases légales : envoi d’un ticket dématérialisé. Ce traitement est fondé sur les intérêts légitimes d’Aroma-Zone dans le cadre de sa gestion commerciale et du respect de la Loi relative à la lutte contre le gaspillage et à l’économie circulaire.
Durée de conservation : le temps de l’envoi du ticket dématérialisé.
Vos achats sur le site aroma-zone.com
Données collectées pour l’achat en ligne : contenu du panier, nom, prénom, adresse de livraison et adresse de facturation, mode de livraison, mode de paiement, numéro de carte bancaire
Finalités et base légale : ces informations permettent de gérer votre panier, de choisir le mode de livraison, de régler votre commande, préparer vos colis, les expédier, vous informer lors de l'expédition ou de la disponibilité en point Click & Collect, sur le fondement contractuel de votre acceptation des CGV Aroma-Zone (exécution du contrat). Nous devons également conserver les commandes et factures correspondantes à des fins de défense en cas de litige (ce traitement est fondé sur les intérêts légitimes d’ Aroma-Zone à des fins de défense de ses intérêts en justice) et pour le respect de nos obligations légales comptables et fiscales.
Durée de conservation : les données concernant les commandes sont conservées sur votre compte pendant 5 (cinq) ans à compter de la livraison de votre commande ou jusqu’à la suppression de votre compte et archivées 10 (dix) ans sur un serveur distinct pour répondre à nos obligations légales. Les données concernant les paniers sont conservées 3 (trois) mois, les données envoyées chez nos prestataires pour la livraison sont conservées pendant 12 (douze) mois.
Le recueil de votre avis
Données collectées pour le recueil des avis : coordonnées, produit commandé, date d’achat, demande d’avis et avis rendu.
Finalités et base légale : ces informations permettent de collecter et recueillir votre avis pour les produits achetés ou votre expérience d’achat, sur la base de votre consentement.
Durée de conservation : durée de publication de l’avis ou jusqu’au retrait du consentement.
Votre compte Aroma-Zone et sa gestion
Données collectées pour l’inscription au compte : prénom, nom, adresse email, mot de passe, sexe, pseudonyme, date de naissance.
Données collectées pour la gestion du compte : nom, prénom, adresse email, historique d’achat, adresse de facturation et de livraison, numéro de téléphone, numéro de carte de fidélité, produits favoris, carnet de recette.
Finalités et bases légales : ces informations nous permettent de gérer votre compte client (et notamment création du compte, gestion du mot de passe, historique des commandes, adresses enregistrées, avantages…) sur le fondement contractuel de votre demande de création de compte. Les données facultatives sont collectées sur la base de votre consentement.
Durée de conservation :
Conservation pendant la durée d’activité du compte et jusqu’à la suppression de votre compte par vous-même ou à l’issue d’un délai d’inactivité de 2 ans (ou pour les données facultatives jusqu’au retrait du consentement).
Nos newsletters
Vos données : votre consentement pour recevoir des communications commerciales par email, courrier et/ou sms.
Finalités et bases légales : vous informer des nouveautés, promotions, sélections thématiques, nouveaux services ou boutiques en fonction de vos habitudes de commandes et ceci, uniquement après avoir recueilli votre consentement pour recevoir ces newsletters Lorsque vous êtes client d’Aroma-Zone, nous pouvons également vous adresser des suggestions d’achats de nos produits ou services similaires à ceux que vous avez déjà achetés sur le fondement de nos intérêts légitimes dans le cadre de notre activité de prospection commerciale.
Durée de conservation : conservation pendant 3 ans à compter du dernier contact émanant de votre part sauf opposition.
Vos réservations d’ateliers
Vos données : prénom, nom de famille, adresse email, numéro de téléphone, demandes additionnelles, demande de rappel par courrier électronique, âgé de plus de 15 ans, grossesse, moyens de paiement, adresse de facturation, numéro de carte bancaire
Finalités et bases légales : ces informations nous permettent de gérer votre réservation d’un atelier sur le fondement contractuel de votre acceptation des conditions générales de vente (exécution contractuelle).
Durée de conservation : les données concernant les réservations d’atelier sont conservées sur votre compte pendant 5 ans à compter de la réalisation de l’atelier ou jusqu’à la suppression de votre compte et archivées 10 ans sur un serveur distinct pour répondre à nos obligations légales.
Vos réservations de Rendez-vous beauté avec un Expert
Vos données: prénom, nom de famille, adresse email, numéro de téléphone, coordonnées bancaires, informations pour la préparation du rendez-vous : âge, type de peau (sèche, déshydratée, normale, grasse, mixte, sensible et réactive, type de cheveux (raides, ondulés, lisses, frisés, bouclés, crépus).
Finalités du traitement et bases légales : ces informations nous permettent de gérer votre réservation sur le fondement contractuel de votre acceptation des conditions générales de vente (exécution contractuelle).
Durée de conservation : Les données collectées pour la prise de rendez-vous sont conservées jusqu’à la date du rendez-vous et seront archivées sur un support distinct pendant une durée de 5 ans à des fins probatoires.
Vos demandes de conseil, d'information ou de réclamation à notre Service Client
Vos données : nom, prénom, adresse email, adresse de facturation et de livraison, numéro de téléphone, historique de vos commandes, numéro de la commande, titre de la demande, contenu du message.
Finalités et bases légales : ces informations nous permettent de répondre à vos demandes de manière personnalisée et vous offrir une qualité de service sur le fondement contractuel de votre demande (demande de réclamation à la suite d’un achat) ou de nos intérêts légitimes dans le cadre de notre activité commerciale et de prospection commerciale (demande d’information).
Durée de conservation : Les données des clients concernant les réclamations sont conservées pendant 5 (cinq) ans à compter de la réclamation. Les données des prospects concernant les demandes d’information sont conservées pendant 3 (trois) ans à compter du dernier contac
Vos réponses à nos questionnaires beauté ou personnalisation de bases neutres
Vos données : prénom, tranche d’âge, sexe, type de peau (sèche, déshydratée, normale, grasse, mixte, sensible et réactive), habitude de maquillage, fréquence d’exposition au soleil, carnation de peau, fumeur ou non, zone du visage à traiter, préoccupations à traiter, préférence de produit, préférence d’odeur, allergies, préférence recette maison ou prête à l’emploi, adresse email.
Finalités et bases légales : ces informations nous permettent de répondre à vos demandes de manière personnalisée (ex : routine capillaire, routine visage), enrichir votre profil client pour personnaliser nos communications commerciales par email et sur notre site internet et réaliser des statistiques, sur la base de votre consentement.
Durée de conservation :
Conservation pendant la durée d’activité du compte et jusqu’à la suppression de votre compte par vous-même ou à l’issue d’un délai d’inactivité de 2 (deux) ans.
Vos candidatures
Vos données : prénom, nom de famille, adresse email, numéro de téléphone, contenu de la lettre de motivation, contenu du CV
Finalités et bases légales : ces informations nous permettent de rechercher de profils pertinents (candidature spontanée et réponse à une offre d’emploi) et de gérer les procédures de recrutement fondées sur nos intérêts légitimes dans le cadre de nos activités de recrutement, ainsi que sur l’exécution du mesures précontractuelles lorsque le candidat est retenu. Lorsque le candidat y consent, nous conservons également ses données dans notre CVthèque pour le recontacter en cas de nouvelles opportunités.
Durée de conservation : les données du candidat sont conservées pendant la durée nécessaire à l’aboutissement du processus de recrutement. Si le candidat est retenu, ses données seront intégrées dans son dossier administratif et conservées pendant la durée applicable à celui-ci. Si le candidat non retenu ne consent pas à ce que ses données soient conservées dans notre CVthèque, nous supprimons ses données au bout de 3 (trois) mois à l’issue de la décision de refus Si le candidat non retenu consent à ce que ses données soient conservées dans notre CVthèque, nous supprimons ses données au bout de 2 (deux) ans à compter du dernier contact.
La fourniture des informations est facultative lorsque cela est indiqué entre parenthèses ou obligatoire lorsque cela est indiqué par un astérisque. A défaut de fournir les données, Aroma-Zone ne pourra mettre en œuvre les finalités indiquées et vous ne pourrez bénéficier du service correspondant.
Qui a accès à vos données ?
Les destinataires de vos données
Les données collectées sont destinées aux services internes d’Aroma-Zone. Néanmoins, elles peuvent être transmises et traitées par des tiers si le transfert de ses données se révèle nécessaire à la réalisation des finalités mentionnées dans la présente Charte et au respect des obligations légales d’Aroma-Zone, et notamment à tout tiers autorisé lorsque cette communication est nécessaire :
au respect d’une obligation légale ou de la demande d’un tribunal
à la poursuite d’une enquête ou d’une procédure opposable à Aroma-Zone
à la défense des droits d’Aroma-Zone
aux organismes prestataires d’Aroma-Zone tels que banques, commissaires aux comptes, avocats etc...
à l’ensemble des sous-traitants d’Aroma-Zone intervenant :
en matière de services informatiques (hébergement, sécurité…)
en matière de prospection commerciale et marketing (solution d’emailing, réseaux sociaux pour réaliser du ciblage publicitaire et des audiences personnalisées, Google pour mesurer la performance…)
en matière de gestion des déplacements
en matière de relation commerciale
en matière de réception et d’évènementiel
en matière de sécurité
Vos données sont-elles traitées hors UE ?
Vos données sont hébergées sur les serveurs européens de la société APTUM, SASU au capital de 3.000 euros, enregistrée au RCS de Nanterre sous le numéro : 840 569 156 et dont le siège social est sis 12 RUE SOLFERINO 92100 BOULOGNE-BILLANCOURT
Vos données sont susceptibles d’être traitées hors de l’Union Européenne, notamment par nos solutions d’emailing Klaviyo et Cheetah Messaging, les réseaux sociaux ou Google. Dans ce cas, Aroma-Zone prend les dispositions nécessaires avec ses sous-traitants et/ou partenaires pour garantir un niveau de protection de vos données adéquat et ce en toute conformité avec la règlementation applicable. Ainsi, si les sous-traitants et/ou partenaires concernés ne sont pas situés dans un pays disposant d’une législation considérée comme offrant une protection adéquate, Aroma-Zone s’engage à signer avec lesdits sous-traitants et/ou partenaires préalablement à tout transfert les «clauses contractuelles types» de la Commission européenne. Vous pouvez obtenir une copie de ces « clauses contractuelles types » de la Commission européenne en envoyant une demande au Délégué à la protection des données via notre formulaire de contact dédié.
Quels sont vos droits sur vos données ?
Vos droits sur vos données
Le droit d'accès : il s’agit du droit d'obtenir la confirmation du traitement de vos données personnelles ainsi que la communication d’un certain nombre d’informations sur la façon dont vos données personnelles sont traitées par Aroma-Zone
Le droit de rectification : il s’agit du droit d'obtenir la rectification de vos données personnelles lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes
Le droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : il s’agit d’obtenir l’effacement de vos données personnelles lorsqu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou en cas d’opposition au traitement de vos données personnelles. Le droit à l’effacement n’est pas opposable dans les cas prévus à l’article 17.3 du RGPD. En particulier, ce droit n’est pas ouvert tant qu’un contrat est en cours d’exécution, ni dans le cas de l’archivage pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice
Le droit d'opposition : il s’agit du droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles par Aroma-Zone. Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à tout traitement fondé sur l’intérêt légitime d’Aroma-Zone. Dans ce cas, Aroma-Zone s’engage à ne plus traiter les données personnelles concernées, à moins qu'elle ne démontre qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice. En cas d’opposition à des traitements à des fins de prospection, Aroma-Zone s’engage à ne plus traiter les données personnelles concernées à ces fins
Le droit de limitation du traitement : il s’agit du droit de limiter l’utilisation de vos données personnelles qui est faite par Aroma-Zone, sous réserve de respecter les critères posés par l’article 21 du RGPD
Le droit à la portabilité : il s’agit du droit de faire transférer vos données personnelles dans un format lisible et structuré directement par Aroma-Zone à un autre responsable de traitement, lorsque cela est techniquement
Le droit de retirer son consentement : il s’agit du droit de retirer votre consentement pour les traitements de données basés sur celui-ci, le retrait du consentement étant applicable pour l’avenir
Le droit de s’inscrire sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique Bloctel en cas de collecte du numéro de téléphone
Le droit d’introduire une réclamation : il s’agit du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés si vous considérez que le traitement opéré constitue une violation de ses données personnelles
Le droit de définir les directives relatives au sort de vos données personnelles après votre mort.
Comment exercer vos droits ?
Vous pouvez exercer vos droits à tout moment via notre formulaire de contact dédié ou en vous adressant à l’adresse dpo@aroma-zone.com.
Certaines de vos données peuvent également être modifiées par vos soins au sein de votre compte client.
Possibilité de saisir la CNIL
Si vos échanges avec Aroma-Zone n’ont pas été satisfaisants, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), autorité de contrôle en charge du respect des obligations en matière de données à caractère personnel en France (www.cnil.fr).
